Inserindo número de casas decimais

Os valores numéricos que digitamos na planilha são automaticamente alinhados à direita.

Excel - alinhamento padrão de valores numéricos

Quando isto não acontece, a formatação da célula pode estar alterada. Para verificar, basta selecionar a célula e acessar a guia Alinhamento, na opção Formatar Células.

Excel - Formatar Células...

No campo “Horizontal”, a opção “Geral” indica que o alinhamento da célula não foi alterado e, conseqüentemente, que o Excel não está reconhecendo o valor numérico, já que ele deveria ter sido alinhado à direita.

Excel - alinhamento padrão

Então, devemos conferir se os caracteres que estamos utilizando podem fazer parte de valores numéricos.

Excel - caracteres que podem estar contidos nos valores numéricos

Para inserirmos números com casas decimais, primeiro devemos observar asconfigurações regionais do painel de controle do Windows, já que elas afetam todo o sistema, inclusive o Excel.
Menu Iniciar > Configurações > Painel de Controle > Opções Regionais e de Idioma

Painel de Controle do Windows - Configurações Regionais

Observe que neste caso as configurações não foram alteradas, a vírgula ( , ) é usada para indicar os valores decimais e o ponto ( . ) para agrupar os dígitos.
Voltamos à planilha.
Observe que quando tentamos usar o ponto para indicar duas casas decimais, o valor não é aceito como número.

Excel - valor à esquerda, não aceito como valor numérico

Vamos digitar o mesmo valor usando a vírgula. Observe que agora o valor é aceito.

Excel - valor à direita, aceito como valor numérico

Para finalizar, algumas dicas relacionadas aos valores numéricos:

1. Para evitar a inserção de uma fração como uma data, preceda as frações com um zero (0); por exemplo, digite 0 1/2.

2. Preceda os números negativos com um sinal de menos (-) ou coloque os números entre parênteses ( ).

Inserindo e Alinhando Textos

Os valores de texto que digitamos nas planilhas são automaticamente alinhados à esquerda.

Excel - alinhamento padrão de textos

Esta regra pode ser alterada pela formatação de células. Cada célula da planilha pode ter uma formatação diferente. As opções de formatação são acessadas com o botão direito do mouse ou no menu FORMATAR > CÉLULAS, e podem ser aplicadas a uma célula isolada ou a várias células, de acordo com a área selecionada.

Excel - Formatar células

A guia ALINHAMENTO possui todas as opções de formatação de texto. No campoalinhamento de texto, podemos definir a posição do texto dentro da célula. Centralizando vertical e horizontalmente, por exemplo, o texto se mantém no centro da célula mesmo quando alteramos o tamanho das linhas e colunas.

Excel - alinhamento de texto

A opção orientação permite ajustar o grau de inclinação do texto.

Excel - orientação de texto

As opções de controle de texto são usadas para definir o comportamento de textos extensos, que não cabem dentro de uma célula padrão. Com a opção “Retorno automático de texto” marcada, a altura da linha é ajustada para que todo o texto possa ser visualizado.

Excel - retorno automático de texto

A opção “Reduzir para ajustar” reduz o tamanho do texto para que ele caiba dentro da célula.

Excel - reduzir para ajustar

Como último recurso para textos longos, podemos mesclar células para que elas formem uma célula maior. Este recurso também é usado quando o mesmo texto se refere a várias linhas ou colunas, como neste exemplo.

Excel - mesclar células

É importante lembrar que a formatação de uma célula é mantida mesmo quando alteramos o seu conteúdo.

Salvando um novo modelo

No Excel, podemos criar arquivos do tipo formulário, que são documentos com campos para serem preenchidos. Para que esses formulários estejam sempre em branco, podemos salvar a versão não preenchida como um MODELO. Neste exemplo, temos um formulário de fatura.

Excel - modelo de fatura

Vamos salvá-lo como modelo abrindo a caixa de diálogo SALVAR COMO e selecionando a opção SALVAR COMO TIPO MODELO.

Excel - salvando um modelo

Feito isso, vamos fechar as pastas de trabalho e em seguida acionar a opção “NOVO…”, no menu ARQUIVO.

Excel - Arquivo > Novo...

Agora, o novo modelo que acabamos de criar pode ser facilmente iniciado através doPAINEL DE TAREFAS, conforme mostrado.

Excel - abrindo um modelo

Depois que preenchemos o formulário, devemos salvá-lo como um arquivo comum do Excel. Desta forma, o modelo estará sempre disponível com os campos em branco.

 

Excel - salvando uma pasta de trabalho

Além disso, o Excel oferece alguns exemplos de modelos, que também podem ser acessados através do painel de tarefas.

Modelos do Excel

Definindo a estrutura das pastas

Vamos alterar as configurações da PASTA PADRÂO, e assim fazer com que as novasPASTAS EM BRANCO sejam iniciadas conforme nossas preferências. Primeiro acessamos o menu FERRAMENTAS > OPÇÕES.

Excel - Ferramentas > Opções

Na guia GERAL, os campos inferiores se referem às opções que desejamos.

Excel - Janela Opções

Sendo:

1. O número de planilhas que serão abertas ao iniciarmos uma pasta em branco.
2. O tipo e tamanho de fonte que serão usados ao digitarmos o conteúdo da planilha.
3. O lugar onde os arquivos serão salvos. Assim, não precisamos modificar o diretório sempre que a caixa de diálogo “Salvar Como…” for aberta.

Para que as alterações de fonte sejam aceitas, temos que reiniciar o programa.

Excel - caixa de alerta

Além disso, podemos configurar a pasta aberta usando o botão direito do mouse para acessar pequenos menus nas guias de planilha.

Excel - menu de contexto das guias de planilha

Iniciando uma pasta de trabalho

No Excel, os arquivos são chamados de PASTAS DE TRABALHO. Caso as configurações do programa não tenham sido alteradas, uma nova pasta de trabalho com 3 PLANILHAS é aberta sempre que iniciamos o programa.

Excel - pastas de trabalho

Esta pasta de trabalho é denominada PASTA PADRÃO. Cada planilha possui 256 colunase 65536 linhas. Parece-nos um número muito grande, contudo somente a área onde inserimos os dados que é impressa e determina o tamanho do arquivo.

Excel - pasta de trabalho padrão

Os cabeçalhos de linha e coluna indicam a localização dos nossos dados dentro da planilha.

Excel - cabeçalhos de linha e coluna

Podemos iniciar novas pastas clicando sobre o botão NOVO.

Excel - nova pasta de trabalho

Ou sobre a mesma opção do menu ARQUIVO, que abrirá o PAINEL DE TAREFAS, onde encontramos a opção PASTA DE TRABALHO EM BRANCO.

Excel - nova pasta de trabalho II

Quando abrimos várias pastas de trabalho, elas são organizadas em forma de janelas. Para acessar cada uma delas, temos que usar os comandos MINIMIZAR e MAXIMIZARjanela.

Maximizando e minimizando pastas de trabalho

Este método pode ser alterado através do menu FERRAMENTAS > OPÇÕES.

Excel - Ferramentas > Opções...

Na guia EXIBIR, encontramos a opção JANELAS NA BARRA DE TAREFAS. Vamos selecioná-la.

Excel - janela Opções

Agora as janelas podem ser acessadas através da BARRA DE TAREFAS do Windows, facilitando a migração entre as pastas de trabalho.

Barra de tarefas do Windows

Alterando o visual da planilha

Para que possamos facilmente alterar o visual da planilha, devemos ativar as barras de ferramentas FORMATAÇÃO e BORDAS, e depois ajustá-las no painel do programa.

Acesso às barras de ferramentas Formatação e Bordas

Excel - barras Formatação e Bordas

  

As primeiras ferramentas da BARRA FORMATAÇÃO são as mesmas encontradas em outros programas que trabalham com textos. Podemos alterar o tamanho e tipo de fonte das letras, aplicar aspectos especiais aos textos e alinhá-los.

Excel - ferramentas de formatação de texto

O botão MESCLAR CÉLULAS elimina as divisões existentes entre as células selecionadas para que elas formem uma única célula. Assim, podemos fazer com que textos mais longos possam ser visualizados ou com que o mesmo campo de texto se refira a mais de uma linha ou coluna.

Excel - mesclando células

Nos botões seguintes podemos alterar o estilo e o número de casas decimais dos números.

Excel - opções de formatação de números

Os últimos botões da BARRA FORMATAR alteram o recuo, a cor da fonte e o sombreamento das células.

Excel - cor e sombreamento das células

A BARRA BORDAS aplica diferentes estilos e cores às bordas das células através de cliques e do arrasto do mouse.

Excel - barra de ferramentas Bordas

Além desses recursos temos a opção FORMATAR > CÉLULAS, cujas opções serão estudadas mais adiante.

Excel - formatar células

Fazendo cálculos rápidos

No Excel, podemos realizar cálculos rápidos de duas formas:

A primeira é através da BARRA DE STATUS, que exibe o valor das células que estão selecionadas. Em listas extensas de valores, este recurso pode ser muito útil, pois permite que possamos visualizar subtotais sem ter que alterar a planilha ou inserir linhas.

Excel - somando valores com a Barra de Status

A segunda forma é usando o botão AUTOSOMA, localizado na barra de ferramentasPADRÃO.

Excel - ferramenta AutoSoma

Este botão cria fórmulas de maneira bem simples. Basta selecionar os valores e em seguida o tipo de operação que deve ser realizada com eles.

Excel - Somando valores com AutoSoma

Depois que acionamos o botão. Uma fórmula é automaticamente criada na última célula da seleção ou na primeira célula em branco, caso não haja uma na seleção.

Excel - gerando fórmulas com AutoSoma

No exemplo acima, o programa automaticamente inseriu a fórmula “=SOMA(B1:B4)” na célula B5, onde “SOMA” é a operação matemática realizada e “B1:B4″ (de B1 até B4) é o intervalo de células que tiveram os seus valores somados. Assim, toda vez que alteramos qualquer uma das células que fazem parte da fórmula, os valores são novamente somados.

Excel - alterando os valores utilizados na fórmula

As fórmulas são perdidas sempre que digitamos um valor constante na mesma célula. Neste caso, a alteração dos valores da lista não irá mais alterar o resultado.

Excel - trocando a fórmula por um valor constante

Alça de preenchimento

No canto inferior direito da célula ativa, encontramos a ALÇA DE PREENCHIMENTO.

Excel - alça de preenchimento

Arrastando-a, podemos preencher rapidamente o conteúdo das células vizinhas com o mesmo valor. O procedimento pode ser realizado horizontal e verticalmente.

Excel - arrastando a alça de preenchimento

A ALÇA DE PREENCHIMENTO também pode criar seqüências. Quando pressionamos a tecla CONTROL, um pequeno sinal de mais (+) é exibido, indicando que haverá um incremento de valor a cada nova célula. Este procedimento funciona com valores numéricos.

Excel - alça de preenchimento + CTRL

Excel - alça de preenchimento + CTRL

No lugar de utilizar a tecla Control, podemos preencher as duas primeiras células para indicar o valor do incremento ao Excel.

Excel - alça de preenchimento com incremento = 10

O Excel também é capaz de reconhecer os meses do ano e valores de texto com números, como nos exemplos abaixo.

Excel - alça de preenchimento e valores de texto